Quy trình khai báo hải quan khi nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển

Với những doanh nghiệp có sản lượng hàng lớn, nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển là phương án được nhiều doanh nghiệp cân nhắc để tối ưu chi phí logistics. Tuy nhiên, để một lô hàng từ Trung Quốc có thể về kho Việt Nam thuận lợi, vận chuyển chỉ là một phần của quy trình. Doanh nghiệp còn phải chuẩn bị chứng từ, xác định mã HS, khai báo hải quan, thực hiện nghĩa vụ thuế và hoàn tất các thủ tục quản lý chuyên ngành nếu có.

Đặc biệt, với hình thức vận chuyển Trung Việt chính ngạch, việc chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện từ trước khi hàng rời Trung Quốc. Nếu đến khi hàng cập cảng mới bắt đầu kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tình trạng chậm thông quan, phát sinh phí lưu container, lưu bãi hoặc phải bổ sung hồ sơ.

Vậy quy trình khai báo hải quan khi nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển gồm những bước nào và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Xem thêm: Danh mục hàng hóa phải kiểm tra chất lượng trước khi thông quan mới nhất 2026

Nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển cần chuẩn bị gì trước khi khai hải quan?

Trước khi khai tờ khai, doanh nghiệp cần nắm rõ bản chất và thông tin của lô hàng. Đây là bước tưởng như đơn giản nhưng lại quyết định rất lớn đến việc khai báo sau đó.

Các thông tin cần được kiểm tra gồm tên hàng, công dụng, chất liệu hoặc thành phần, model, số lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, đơn giá và xuất xứ. Những thông tin này cần thống nhất giữa các chứng từ thương mại và thực tế hàng hóa.

Đối với một lô nhập hàng Trung Quốc, bộ chứng từ cơ bản thường bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn. Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận xuất xứ hoặc các giấy tờ khác theo chính sách quản lý.

Quan trọng nhất là phải xác định mã HS trước khi khai báo. Mã HS liên quan trực tiếp đến thuế nhập khẩu cũng như chính sách quản lý đối với hàng hóa. Vì vậy, không nên chỉ lấy mã HS từ nhà cung cấp hoặc sử dụng lại mã của một lô hàng cũ mà chưa kiểm tra lại.

Xem thêm: Hợp quy hàng nhập khẩu là gì? Trường hợp nào bắt buộc thực hiện?

Quy trình khai báo hải quan khi nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển

Bước 1: Kiểm tra chính sách nhập khẩu của hàng hóa

Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có được phép nhập khẩu và có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

Đây là bước đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc nhiều nhóm sản phẩm. Một số mặt hàng có thể phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hợp quy, xin giấy phép hoặc đáp ứng những yêu cầu quản lý riêng trước khi được thông quan hoặc lưu thông.

Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể hoàn thành chứng từ thương mại nhưng vẫn không thể đưa hàng ra khỏi cảng do thiếu thủ tục chuyên ngành.

Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi xác định chính sách hàng hóa, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ chứng từ trước khi khai báo.

Invoice phải thể hiện đúng thông tin hàng hóa và trị giá giao dịch. Packing list cần phù hợp với số lượng, quy cách đóng gói thực tế. Vận đơn phải thống nhất với thông tin của lô hàng và hành trình vận chuyển.

Đối với hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các chứng từ tương ứng.

Điểm quan trọng không phải là có càng nhiều giấy tờ càng tốt, mà là thông tin giữa các chứng từ phải thống nhất. Chênh lệch về tên hàng, số lượng, đơn vị tính hoặc thông tin người xuất khẩu có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình hoặc điều chỉnh hồ sơ.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan điện tử

Khi chứng từ và thông tin hàng hóa đã được chuẩn bị, doanh nghiệp hoặc đơn vị khai thuê hải quan thực hiện khai tờ khai trên hệ thống hải quan điện tử.

Các nội dung quan trọng gồm tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trị giá, thuế suất và những thông tin liên quan đến lô hàng.

Đây là khâu đòi hỏi độ chính xác cao. Mô tả hàng hóa quá chung chung hoặc mã HS không phù hợp với bản chất sản phẩm có thể dẫn đến yêu cầu kiểm tra, giải trình hoặc điều chỉnh.

Với doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng Trung Quốc, việc chuẩn hóa thông tin sản phẩm và mã HS theo từng nhóm hàng sẽ giúp hạn chế sai sót khi khai báo các lô hàng tiếp theo.

Xem thêm: Hàng nhập khẩu bị kiểm tra hồ sơ: Nguyên nhân và cách xử lý doanh nghiệp cần biết

Sau khi khai hải quan, hàng nhập khẩu được xử lý như thế nào?

Sau khi tờ khai được tiếp nhận, lô hàng sẽ được xử lý theo quy định và cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan hải quan.

Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể được xử lý thông quan trên cơ sở hồ sơ khai báo hoặc phải thực hiện kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp còn phải hoàn thành thủ tục tương ứng.

Đây là lý do doanh nghiệp không nên cam kết cứng một thời gian thông quan cho tất cả các lô hàng. Thời gian thực tế còn phụ thuộc vào tính chất hàng hóa, mức độ đầy đủ của hồ sơ, kết quả phân luồng và các thủ tục quản lý liên quan.

Khi các yêu cầu được hoàn thành, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định để hoàn tất quá trình thông quan.

Xem thêm: So sánh đơn vị vận chuyển Trung Việt: Những tiêu chí không nên bỏ qua trước khi gửi hàng

Những lỗi thường gặp khi nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển

Một trong những lỗi phổ biến là xác định sai mã HS. Doanh nghiệp đôi khi chỉ dựa vào tên gọi thương mại hoặc mã do nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp mà chưa kiểm tra lại theo đặc điểm thực tế của sản phẩm.

Lỗi tiếp theo là chứng từ không thống nhất. Invoice, packing list, vận đơn và hàng thực tế cần được đối chiếu trước khi khai báo. Nếu phát hiện sai lệch sau khi hàng đã đến cảng, việc xử lý thường mất nhiều thời gian hơn.

Một vấn đề khác là doanh nghiệp không kiểm tra chính sách chuyên ngành từ trước. Đây là nguyên nhân khiến hàng đã đến Việt Nam nhưng hồ sơ kiểm tra chất lượng, hợp quy, kiểm dịch hoặc giấy phép vẫn chưa được chuẩn bị.

Đối với hoạt động vận chuyển Trung Việt, những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến thủ tục hải quan mà còn có thể làm tăng chi phí lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

Xem thêm: Làm thế nào để tiết kiệm chi phí khi nhập hàng Trung Quốc?

Nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển có phải lúc nào cũng tiết kiệm hơn?

Đường biển thường có lợi thế khi doanh nghiệp có sản lượng lớn hoặc hàng có thể tích cao. Tuy nhiên, không nên chỉ so sánh đơn giá cước giữa đường bộ và đường biển.

Doanh nghiệp cần tính tổng chi phí logistics, bao gồm chi phí vận chuyển nội địa tại Trung Quốc, phí tại cảng, thủ tục hải quan, vận chuyển sau cảng, thời gian chờ và các khoản chi phí liên quan khác.

Với những lô hàng chưa đủ nguyên container, ghép container chính ngạch có thể là phương án phù hợp để doanh nghiệp không phải trả toàn bộ chi phí của một container nhưng vẫn sử dụng tuyến vận chuyển đường biển.

Ngược lại, nếu hàng cần về nhanh hoặc sản lượng chưa phù hợp với đường biển, đường bộ có thể là lựa chọn hợp lý hơn. Vì vậy, tuyến vận chuyển nên được lựa chọn dựa trên đặc điểm từng lô hàng thay vì áp dụng một phương án cố định.

Xem thêm: Làm sao để chọn đơn vị vận chuyển Trung Việt uy tín?

Ghép container chính ngạch khi nhập hàng Trung Quốc bằng đường biển

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ sản lượng để đi nguyên container. Với những lô hàng nhỏ hơn nhưng vẫn có nhu cầu nhập khẩu chính ngạch, ghép container chính ngạch là một giải pháp đáng cân nhắc.

Thay vì thuê nguyên container, hàng của nhiều chủ hàng được gom chung theo cùng tuyến vận chuyển. Doanh nghiệp chỉ thanh toán phần chi phí tương ứng với lượng hàng của mình theo phương án dịch vụ.

Tuy nhiên, ghép container không có nghĩa là đơn giản hóa thủ tục nhập khẩu. Hàng hóa vẫn cần có chứng từ phù hợp, khai báo rõ ràng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, hải quan theo quy định.

Do đó, khi lựa chọn dịch vụ ghép container, doanh nghiệp nên quan tâm không chỉ đến giá cước mà còn đến khả năng quản lý hàng hóa, chứng từ và quy trình vận chuyển chính ngạch của đơn vị logistics.

Xem thêm: Vận chuyển Trung Việt mất bao lâu? So sánh đường bộ và đường biển

BHN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình nhập khẩu chính ngạch

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, khai báo hải quan thuận lợi không bắt đầu từ lúc hàng cập cảng mà bắt đầu từ khâu chuẩn bị hàng hóa và chứng từ tại Trung Quốc.

BHN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển Trung Việt chính ngạch, từ tư vấn phương án vận chuyển, rà soát thông tin lô hàng, chuẩn bị chứng từ đến phối hợp thực hiện các thủ tục cần thiết trong quá trình nhập khẩu.

BHN hiện triển khai cả đường bộ và đường biển, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn khi xây dựng phương án logistics. Với các lô hàng chưa đủ sản lượng nguyên container, ghép container chính ngạch là giải pháp giúp phân bổ chi phí vận chuyển phù hợp hơn.

Quan trọng hơn, mỗi lô hàng có đặc điểm khác nhau về sản lượng, loại hàng, thời gian yêu cầu và hồ sơ. Vì vậy, thay vì lựa chọn một tuyến cố định cho mọi lô hàng, doanh nghiệp nên đánh giá tổng thể từ mã HS, chính sách nhập khẩu, chi phí vận chuyển đến thời gian thông quan trước khi quyết định phương án.

Một quy trình chuẩn bị tốt ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi nhập hàng Trung Quốc, hạn chế phát sinh chi phí và kiểm soát tốt hơn toàn bộ hành trình hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam.