Nhập hàng Trung Quốc đã xong nhưng chưa thể về: 4 khâu dễ làm chậm cả lô hàng

Hàng đã sản xuất xong, nhà cung cấp báo đã đóng hàng, nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thể đưa hàng về Việt Nam đúng kế hoạch. Đây là tình huống không hiếm gặp trong quá trình nhập hàng Trung Quốc, đặc biệt với những doanh nghiệp nhập số lượng lớn hoặc mua hàng từ nhiều xưởng khác nhau.

Nhiều người thường cho rằng chỉ cần xưởng hoàn thiện hàng là có thể bắt đầu vận chuyển Trung Việt. Thực tế, giữa thời điểm “hàng đã xong” và thời điểm “hàng sẵn sàng về Việt Nam” vẫn còn nhiều khâu cần xử lý.

Một lô hàng có thể bị chậm ngay từ khâu tập kết, chậm do chứng từ, chưa vào được lịch vận chuyển hoặc phát sinh vấn đề khi thông quan. Vì vậy, muốn kiểm soát tiến độ, doanh nghiệp cần nhìn toàn bộ hành trình thay vì chỉ theo dõi trạng thái tại xưởng.

Xem thêm: Vận chuyển Trung Việt bằng đường sắt: Hàng hóa Trung Quốc đang có thêm lựa chọn

Nhập hàng Trung Quốc có thể chậm ngay ở khâu tập kết hàng

Khâu đầu tiên dễ khiến cả lô hàng bị chậm là hàng chưa được tập kết đầy đủ.

Đây là tình trạng khá phổ biến khi doanh nghiệp mua hàng từ nhiều nhà cung cấp. Xưởng A đã hoàn thiện, xưởng B vẫn đang đóng hàng, xưởng C mới giao được một phần. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch gom chung rồi mới vận chuyển, chỉ cần một nhà cung cấp giao chậm là lịch của cả lô có thể bị kéo theo.

Với những doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc từ nhiều xưởng, việc có một kho tập kết tại Trung Quốc giúp giải quyết bài toán này tốt hơn. Hàng về đến đâu được cập nhật đến đó, doanh nghiệp có thể biết chính xác phần nào đã sẵn sàng và phần nào còn thiếu.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên chỉ hỏi nhà cung cấp “hàng đã xong chưa”, mà cần xác định rõ hàng đã được giao về kho tập kết hay chưa. Hàng nằm tại xưởng vẫn chưa thực sự sẵn sàng để đưa vào kế hoạch vận chuyển.

Xem thêm: Nhập hàng Trung Quốc tăng mạnh — Tổng kho đang chuẩn bị đến đâu?

Vận chuyển Trung Việt có thể bị chậm vì lịch gom và lịch vận chuyển

Sau khi hàng được tập kết, bước tiếp theo là đưa hàng vào tuyến vận chuyển Trung Việt. Đây cũng là một khâu có thể khiến tiến độ thay đổi.

Với đường bộ, doanh nghiệp cần tính đến lịch nhận hàng, lịch xe và tình hình vận hành tại cửa khẩu. Với đường biển, ngoài lịch lấy hàng còn có thời gian đóng hàng, lịch tàu, thời điểm cut-off và quá trình xử lý tại cảng.

Điều này có nghĩa là hàng sẵn sàng không đồng nghĩa với việc hàng lên tuyến ngay lập tức.

Đặc biệt với những doanh nghiệp sử dụng ghép container chính ngạch, lịch vận chuyển còn phụ thuộc vào kế hoạch gom đủ lượng hàng cho container. Nếu hàng của doanh nghiệp hoàn thiện sau thời điểm đóng hàng, lô đó có thể phải chuyển sang chuyến tiếp theo.

Vì vậy, khi lập kế hoạch nhập khẩu, doanh nghiệp nên tính cả thời gian chờ lịch vận chuyển, thay vì chỉ tính thời gian xe hoặc tàu thực tế di chuyển.

Xem thêm: Cuối tuần vẫn thông quan — doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc được lợi gì?

Nhập hàng Trung Quốc có thể bị chậm vì chứng từ chưa sẵn sàng

Một lô hàng hoàn thiện nhưng chứng từ chưa đầy đủ vẫn chưa thể xem là sẵn sàng để nhập khẩu.

Trong quá trình nhập hàng Trung Quốc, doanh nghiệp cần chuẩn bị và kiểm tra các thông tin như tên hàng, số lượng, quy cách, trị giá, xuất xứ, mã HS và các chứng từ thương mại liên quan.

Nếu doanh nghiệp đến khi hàng chuẩn bị vận chuyển mới bắt đầu rà soát hồ sơ, chỉ cần phát hiện một thông tin chưa chính xác cũng có thể làm chậm cả quá trình.

Ví dụ, tên hàng trên chứng từ không phù hợp với hàng thực tế, số lượng chưa khớp hoặc mã HS cần xác định lại. Khi đó, doanh nghiệp phải xử lý trước khi tiếp tục các bước tiếp theo.

Đối với hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, thời gian còn có thể kéo dài nếu phải thực hiện kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, kiểm dịch hoặc thủ tục khác theo quy định.

Vì vậy, chứng từ cần được chuẩn bị song song với hàng hóa, không nên đợi hàng xong mới bắt đầu làm hồ sơ.

Xem thêm: Vì sao nên cân nhắc đường biển khi nhập hàng Trung Quốc từ Chiết Giang?

Thông quan là khâu cuối nhưng có thể khiến cả lô hàng bị kéo dài

Ngay cả khi hàng đã được tập kết, vận chuyển về Việt Nam và chứng từ đã chuẩn bị, tiến độ vẫn có thể thay đổi ở khâu thông quan.

Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp có thể phải xử lý kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc các yêu cầu quản lý chuyên ngành. Nếu hồ sơ cần bổ sung, hàng hóa cần giải trình hoặc phải thực hiện thêm thủ tục, thời gian nhận hàng sẽ kéo dài tương ứng.

Đây là lý do doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc không nên chỉ quan tâm đến thời gian vận chuyển.

Một lô hàng mất vài ngày để vận chuyển nhưng lại mất thêm nhiều ngày vì hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì tổng thời gian thực tế vẫn bị kéo dài.

Với hàng số lượng lớn, mỗi ngày chậm thêm đều có thể kéo theo chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí điều xe và ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

Xem thêm: Vận chuyển Trung Việt từ Nghĩa Ô về Việt Nam bằng đường biển

Nhập hàng Trung Quốc nhiều xưởng càng cần quản lý tiến độ theo từng khâu

Khi chỉ mua từ một nhà cung cấp, việc theo dõi tiến độ tương đối đơn giản. Nhưng với doanh nghiệp mua từ nhiều xưởng, cả bốn khâu trên có thể diễn ra khác nhau đối với từng đơn hàng.

Xưởng A giao hàng sớm nhưng xưởng B giao muộn. Một lô đã đủ chứng từ nhưng lô khác cần bổ sung. Một phần hàng kịp chuyến vận chuyển nhưng phần còn lại phải chờ lịch tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi chung bằng trạng thái “đang vận chuyển”, rất khó biết chính xác nguyên nhân chậm nằm ở đâu.

Cách hiệu quả hơn là theo dõi từng lô theo các trạng thái:

Xưởng hoàn thiện → về kho Trung Quốc → đủ hàng → đủ chứng từ → vào lịch vận chuyển → đến Việt Nam → thông quan → giao về kho.

Khi mỗi trạng thái được cập nhật rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết ngay khâu nào đang là nút thắt và có thể xử lý sớm.

Xem thêm: Những loại hàng nào phù hợp với vận chuyển Trung Việt đường biển?

Làm thế nào để giảm nguy cơ chậm cả lô hàng?

Muốn hạn chế tình trạng hàng đã xong nhưng chưa thể về, doanh nghiệp cần chuẩn bị từ trước chứ không đợi đến khi phát sinh.

Trước tiên, cần xác nhận thời điểm từng xưởng hoàn thiện và giao hàng về kho. Nếu mua từ nhiều xưởng, nên có một đầu mối tập kết để kiểm soát tổng lượng hàng.

Tiếp theo là chuẩn bị chứng từ song song với quá trình sản xuất. Các thông tin quan trọng cần được rà soát trước khi hàng rời Trung Quốc.

Sau đó, doanh nghiệp nên chốt trước phương án vận chuyển Trung Việt. Nếu hàng đủ lớn, có thể cân nhắc nguyên container; nếu chưa đủ, ghép container chính ngạch có thể phù hợp hơn.

Cuối cùng là dành một khoảng thời gian dự phòng cho các khâu kiểm tra và thông quan. Một kế hoạch có dự phòng sẽ thực tế hơn nhiều so với việc tính đúng từng ngày và không để lại khoảng trống xử lý.

Mục tiêu không phải là đảm bảo mọi lô hàng đều không bao giờ chậm, mà là phát hiện nguy cơ chậm càng sớm càng tốt.

Xem thêm: Trường hợp vận chuyển Trung Việt đường biển phát sinh thêm chi phí

BHN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình nhập khẩu chính ngạch

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc số lượng lớn, việc kiểm soát tiến độ cần bắt đầu từ khâu hàng còn ở Trung Quốc.

BHN Logistics có hệ thống kho tại Trung Quốc, trong đó có kho tại Chiết Giang, hỗ trợ doanh nghiệp tập kết hàng từ nhiều nhà cung cấp trước khi đưa vào phương án vận chuyển về Việt Nam.

Từ lượng hàng thực tế đã tập kết, doanh nghiệp có thể lựa chọn vận chuyển Trung Việt bằng đường bộ hoặc đường biển. Khi chưa đủ sản lượng nguyên container, ghép container chính ngạch là một phương án để cân đối chi phí; khi sản lượng đủ lớn, có thể cân nhắc nguyên container theo nhu cầu.

Việc tập kết hàng về một đầu mối cũng giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát hơn về số lượng, tiến độ từng xưởng và thời điểm đưa hàng vào tuyến vận chuyển.

BHN hướng tới việc kết nối các khâu từ nhận hàng tại Trung Quốc – tập kết – vận chuyển chính ngạch – thông quan – giao hàng tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong toàn bộ hành trình.

Hàng đã xong tại xưởng mới chỉ là điểm bắt đầu. Muốn hàng về đúng kế hoạch, doanh nghiệp phải kiểm soát cả 4 khâu: tập kết, vận chuyển, chứng từ và thông quan.