Hướng dẫn khai bổ sung khi nhập hàng chính ngạch sai số lượng

Khi nào doanh nghiệp cần khai bổ sung hải quan?

Khi thực hiện nhập hàng chính ngạch, đặc biệt là những đơn hàng nguyên container, hàng ghép container, hàng mua bán thương mại… số lượng thực tế có thể lệch so với khai báo ban đầu. Khi có sai sót, doanh nghiệp bắt buộc khai bổ sung theo Luật Hải quan và Thông tư 38/2015 – 39/2018.

Việc khai bổ sung không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh rủi ro bị đưa vào diện kiểm tra sau thông quan (KTSTQ). Khi doanh nghiệp chủ động khai sớm, hồ sơ được ghi nhận là tự giác tuân thủ, giúp:

▪️ Tăng mức độ ưu tiên hải quan trong tương lai

▪️ Giảm nguy cơ bị kiểm tra mã HS, trị giá

▪️ Tránh tối đa nguy cơ bị truy thu thuế + phạt hành chính

▪️ Duy trì luồng xanh, hạn chế luồng đỏ khi mở tờ khai những tháng cao điểm

Các trường hợp phải khai bổ sung

▪️ Số lượng hàng thực tế khác với tờ khai (thừa – thiếu – sai số lượng kiện)

▪️ Hàng thương mại, hàng phi mậu dịch, hàng nguyên tàu, nguyên container

▪️ Hàng vận chuyển chính ngạch đường biển – đường bộ

▪️ Các trường hợp sai sót khác: mã HS, trị giá, mô tả hàng hóa, thông tin vận đơn…

Quy trình và thời hạn khai bổ sung theo luật

Đối với hàng đang làm thủ tục hải quan

Doanh nghiệp được khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan ra thông báo kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là giai đoạn quan trọng giúp tránh phát sinh xử phạt.

Lúc này, không bị phạt vì doanh nghiệp tự chủ động khai sửa sai sót. Việc khai bổ sung nhanh giúp hồ sơ khớp ngay trước bước kiểm tra thực tế, tránh bị phân luồng đỏ.

Với hàng ghép container (LCL), sai sót số lượng thường đến từ:
✔ Nhầm lẫn kiện hàng khi gom tại kho Trung Quốc
✔ Nhà cung cấp ghi sai trọng lượng hoặc số kiện
✔ Chênh lệch số lượng thực đóng và số lượng trên PL

Đối với hàng đã thông quan

Thời hạn khai bổ sung: 60 ngày kể từ ngày thông quan. Doanh nghiệp phải thực hiện trước khi cơ quan hải quan ra quyết định kiểm tra sau thông quan (KTSTQ).

Nếu doanh nghiệp phát hiện thiếu hàng, có thể yêu cầu nhà cung cấp lập Credit Note để điều chỉnh giá trị.

Trường hợp thừa hàng (over-ship):
✔ Doanh nghiệp có thể phải nộp bổ sung thuế nhập khẩu + VAT cho phần thừa
✔ Nếu không khai, dễ bị đánh giá là cố tình khai sai để giảm thuế → nguy cơ bị phạt nặng

Những lỗi KHÔNG được khai bổ sung trong giai đoạn này:

▪️ Giấy phép (như NK phế liệu, NK máy móc cũ…)

▪️ Kiểm tra chuyên ngành

▪️ An toàn thực phẩm

▪️ Giá tính thuế (phải làm theo quy trình xác định trị giá riêng)

👉 Vì vậy, phần số lượng là nội dung quan trọng nhất và dễ điều chỉnh nhất.

Khai bổ sung sau 60 ngày hoặc trước khi hải quan phát hiện sai sót

Nếu khai muộn hơn 60 ngày hoặc khi hải quan chuẩn bị KTSTQ: Doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải khai bổ sung nhưng sẽ bị xem như tự giác khắc phục, giảm nhẹ mức phạt so với bị phát hiện chủ động bởi hải quan

Mức phạt có thể lên đến:
✔ 2 – 5 triệu đối với sai sót không dẫn đến thiếu thuế
✔ 20% tiền thuế thiếu nếu khai sai làm giảm số thuế phải nộp
✔ Trường hợp giá trị lớn → có thể bị chuyển sang diện rủi ro cao trong kỳ sau

Lưu ý quan trọng khi nhập hàng chính ngạch có sai lệch số lượng

Rà soát hồ sơ trước khi nộp tờ khai

Đây là bước quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp loại bỏ tới 70% nguy cơ sai lệch số lượng – nguyên nhân phổ biến dẫn đến truy thu thuế, điều chỉnh tờ khai và bị đưa vào diện rủi ro hải quan.

Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ:

1. Đối chiếu chứng từ:

✔ Vận đơn (B/L)

✔ Packing List

✔ Invoice

✔ Số kiện thực tế tại kho gom hoặc nhà máy

✔ Thông tin trên nhãn kiện – trọng lượng – mã kiện

2. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm:

✔ Hình ảnh hoặc video quá trình đóng hàng

✔ Check-list số lượng chi tiết từng kiện

✔ Xác nhận lại trọng lượng tổng (Gross/Net weight)

Lưu ý đặc biệt với hàng LCL:
Hàng ghép container rất dễ bị nhầm kiện nếu kho gom xử lý nhiều đơn cùng thời điểm. Sai lệch có thể phát sinh từ khâu đóng hàng, nhập kho, hoặc phân chia container.

Ví dụ thực tế:
Một doanh nghiệp nhập 320 kiện hàng nhựa, nhưng Packing List chỉ thể hiện 300 kiện. Nếu không phát hiện trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp sẽ phải:

▪️ Đóng thuế bổ sung cho 20 kiện thừa

▪️ Phát sinh chi phí lưu kho để chờ hướng dẫn xử lý từ hải quan

▪️ Tăng khả năng bị phân luồng đỏ ở các lô hàng kế tiếp vì bị đánh giá rủi ro tuân thủ

Trách nhiệm của người khai báo hải quan

Theo Luật Hải quan và Thông tư 38/39, người khai hải quan có nghĩa vụ:

▪️ Khai đúng – đủ – trung thực tất cả thông tin trên tờ khai

▪️ Chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ dữ liệu khai báo

▪️ Chủ động khai bổ sung ngay khi phát hiện có sai lệch, trước khi hải quan tiến hành KTSTQ

Khi có vướng mắc về xử lý sai lệch

Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai để được hướng dẫn, khuyến nghị cho doanh nghiệp nên:

▪️ Gửi email kèm hồ sơ để tạo dấu vết trao đổi – giúp minh bạch và an toàn khi cần đối chiếu

▪️ Lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý, bao gồm yêu cầu, phản hồi, thời gian gửi/nhận

▪️ Nhờ đơn vị forwarder/khai thuê hải quan chuyên nghiệp trực tiếp làm việc với Chi cục để rút ngắn thời gian và đảm bảo đúng quy định