Toàn bộ giấy tờ nhập khẩu chính ngạch Trung Việt doanh nghiệp cần biết

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức mang lại tính pháp lý và độ an toàn cao nhất khi đưa hàng hóa về Việt Nam. Tuy nhiên, để hàng thông quan thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhập khẩu chính ngạch theo quy định hải quan. Bài viết dưới đây của BHN Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết bộ hồ sơ, quy trình và kinh nghiệm giúp bạn nhập hàng Trung – Việt nhanh chóng, hợp pháp và tối ưu chi phí.

1. Giấy tờ nhập khẩu chính ngạch là gì?

Giấy tờ nhập khẩu chính ngạch là tập hợp hồ sơ, chứng từ hợp pháp được doanh nghiệp sử dụng khi nhập hàng từ nước ngoài về Việt Nam thông qua con đường thương mại chính thức. Những loại giấy tờ này được cơ quan hải quan và thuế sử dụng để kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, giá trị, thuế suất của hàng hóa.

Không giống hình thức nhập tiểu ngạch hay xách tay, nhập khẩu chính ngạch có hóa đơn chứng từ rõ ràng, giúp doanh nghiệp được bảo vệ quyền lợi, có thể xuất hóa đơn VAT, khấu trừ thuế đầu vào, và bảo đảm uy tín pháp lý khi giao dịch.

2. Danh mục giấy tờ nhập khẩu chính ngạch Trung Việt cần có

Khi thực hiện nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc về Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm 8 loại chứng từ cơ bản sau:

2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ, thể hiện giá trị hàng hóa, thông tin người bán – người mua, điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán, và đồng tiền giao dịch.

→ Cơ quan hải quan căn cứ vào hóa đơn này để tính thuế nhập khẩu và VAT.

2.2. Phiếu đóng gói (Packing List)

Ghi rõ chi tiết từng kiện hàng: trọng lượng, kích thước, số lượng, quy cách đóng gói. Packing List giúp hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa có khớp với khai báo hay không.

2.3. Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

Vận đơn là bằng chứng xác nhận hàng hóa đã được vận chuyển.

Nếu vận chuyển bằng đường biển → Bill of Lading (B/L).

Nếu vận chuyển bằng đường hàng không → Airway Bill (AWB).

Đây là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, dùng để làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.

2.4. Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract)

Hợp đồng thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu, bao gồm điều khoản về giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển (FOB, CIF, EXW…).

2.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

C/O xác nhận nguồn gốc sản xuất của hàng hóa, giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại (như ACFTA, RCEP, EVFTA…).

2.6. Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q)

Chứng minh hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng theo quy định. Với một số ngành như điện tử, máy móc, thực phẩm… đây là chứng từ bắt buộc.

2.7. Tờ khai hải quan nhập khẩu

Là biểu mẫu điện tử khai báo chi tiết: tên hàng, mã HS, trị giá CIF, thuế nhập khẩu, thuế VAT và các thông tin liên quan.

→ Cần khai báo chính xác để tránh phạt hành chính hoặc giữ hàng tại cảng.

2.8. Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu có)

Một số hàng hóa thuộc danh mục quản lý đặc biệt như dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất, thực phẩm… cần xin giấy phép nhập khẩu trước khi làm thủ tục hải quan.

3. Lỗi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ nhập khẩu chính ngạch

Nhiều doanh nghiệp mới thường gặp các sai sót khiến hàng bị giữ lại hoặc xử phạt:

• Sai mã HS code → dẫn đến sai thuế suất hoặc bị truy thu thuế.
• Thiếu C/O hoặc sai mẫu C/O → không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
• Giá khai báo thấp hơn thực tế → bị nghi ngờ gian lận, kiểm tra lại hồ sơ.
• Không đồng nhất thông tin giữa Invoice – Packing List – Bill → bị yêu cầu sửa tờ khai.
• Chưa có giấy phép nhập khẩu cho hàng chuyên ngành.
• Chứng từ photo hoặc scan không công chứng → bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian thông quan.

Kinh nghiệm:

Luôn kiểm tra chéo chứng từ giữa người bán – forwarder – đơn vị khai báo hải quan. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên ủy quyền cho đơn vị logistics uy tín như BHN Logistics để tránh sai sót tốn kém.

4. Dịch vụ hỗ trợ nhập khẩu chính ngạch Trung – Việt tại BHN Logistics

BHN Logistics là đơn vị vận chuyển Trung – Việt uy tín hàng đầu, chuyên cung cấp trọn gói dịch vụ nhập khẩu chính ngạch bao gồm:

• Khai báo hải quan, nộp thuế và làm thủ tục thông quan nhanh gọn.
• Chuẩn bị và hợp thức hóa toàn bộ hồ sơ chứng từ theo quy định.
• Tư vấn mã HS, thuế nhập khẩu, C/O, C/Q, giấy phép nhập khẩu.
• Dịch vụ vận chuyển tận nơi – có chính sách bồi thường minh bạch, rõ ràng nếu xảy ra rủi ro.
• Bảo hiểm hàng hóa với mức bồi thường lên tới 100% giá trị khai báo, giúp khách hàng an tâm tuyệt đối.

Công ty hiện có trụ sở tại Lạng Sơn, hoạt động mạnh tại các tuyến Quảng Châu – Bằng Tường – Hữu Nghị – Hà Nội – TP.HCM, đảm bảo hàng về chỉ trong 3–7 ngày làm việc tùy hình thức vận chuyển.

Nhập khẩu chính ngạch không chỉ giúp hàng hóa được thông quan hợp pháp mà còn đảm bảo lợi ích và uy tín lâu dài cho doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhập khẩu chính ngạch chính là chìa khóa giúp quy trình diễn ra nhanh, thuận lợi và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang tìm một đơn vị hỗ trợ nhập khẩu Trung – Việt chính ngạch, BHN Logistics sẽ là đối tác đáng tin cậy – cam kết tư vấn, khai báo và vận chuyển trọn gói an toàn, đúng quy định.