Đối với nhiều doanh nghiệp, quá trình nhập hàng Trung Quốc thường được bắt đầu bằng việc tìm nhà cung cấp, đàm phán giá, đặt cọc và lựa chọn tuyến vận chuyển Trung Việt phù hợp. Tuy nhiên, có một công việc quan trọng lại thường bị bỏ qua cho đến khi hàng đã cập cảng hoặc cửa khẩu Việt Nam: kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.

Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu nên thực hiện trước khi hàng về Việt Nam.

Thực tế, đây là một trong những nguyên nhân khiến nhiều lô hàng bị kéo dài thời gian thông quan. Doanh nghiệp chỉ khi nhận được thông báo từ cơ quan quản lý mới biết sản phẩm thuộc diện kiểm tra chất lượng hoặc phải thực hiện các thủ tục quản lý chuyên ngành. Lúc đó, hàng đã nằm tại cảng, container bắt đầu phát sinh phí lưu bãi, trong khi doanh nghiệp phải gấp rút bổ sung hồ sơ từ nhà sản xuất.

Điều đáng nói là phần lớn những rủi ro này hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp kiểm tra chính sách nhập khẩu ngay từ khi lên kế hoạch mua hàng. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng rời kho Trung Quốc luôn tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc xử lý khi hàng đã về Việt Nam.

Xem thêm: Vận chuyển Trung Việt đường biển: Quy trình vận hành tại BHN Logistics

Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu nên được thực hiện ngay từ khi đặt hàng

Nhập hàng Trung Quốc đừng đợi đến cảng mới kiểm tra chất lượng

Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ kiểm tra chất lượng là bước diễn ra sau khi hàng đến Việt Nam. Thực tế, hoạt động kiểm tra của cơ quan quản lý chỉ là một phần của quy trình. Quan trọng hơn là doanh nghiệp phải xác định ngay từ đầu liệu sản phẩm mình nhập có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.

Ngay khi lựa chọn sản phẩm, doanh nghiệp nên xác định mã HS, đối chiếu với các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) và danh mục quản lý của bộ, ngành liên quan. Đây là căn cứ để biết hàng hóa có cần kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy hoặc thực hiện thêm thủ tục nào khác trước khi lưu thông trên thị trường.

Nếu đợi đến khi hàng đã được vận chuyển Trung Việt về đến cảng mới kiểm tra, doanh nghiệp sẽ bị động trong mọi khâu. Việc bổ sung chứng từ, xin tài liệu kỹ thuật hoặc chỉnh sửa hồ sơ lúc này thường mất nhiều thời gian hơn rất nhiều so với việc chuẩn bị ngay từ đầu.

Xem thêm: Giải pháp nhập hàng Trung Quốc hiệu quả bắt đầu từ việc hiểu đúng bài toán vận chuyển

Vì sao nhiều doanh nghiệp chỉ biết hàng phải kiểm tra chất lượng khi đã cập cảng?

Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu giúp giảm chi phí thông quan

Đây là tình huống xảy ra khá phổ biến đối với những doanh nghiệp lần đầu nhập hàng Trung Quốc hoặc thay đổi mặt hàng kinh doanh.

Nguyên nhân đầu tiên là doanh nghiệp chỉ quan tâm đến giá nhập và chi phí logistics mà chưa kiểm tra chính sách quản lý của sản phẩm. Chỉ khi mở tờ khai hoặc làm thủ tục thông quan mới phát hiện hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng.

Nguyên nhân thứ hai là xác định chưa chính xác mã HS. Một sản phẩm có thể có nhiều mã HS khác nhau tùy theo cấu tạo, công dụng hoặc chất liệu. Nếu áp sai mã HS, doanh nghiệp sẽ dễ bỏ sót các quy định quản lý chuyên ngành và chỉ phát hiện khi cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp tại Trung Quốc không nắm rõ quy định nhập khẩu của Việt Nam. Nếu doanh nghiệp không chủ động yêu cầu chuẩn bị catalogue, thông số kỹ thuật hoặc các tài liệu cần thiết ngay từ đầu, việc bổ sung sau khi hàng đã xuất đi sẽ mất rất nhiều thời gian.

Xem thêm: Mỗi loại hàng nhập khẩu đều cần một giải pháp vận chuyển Trung Việt phù hợp

Những chi phí doanh nghiệp có thể phải trả nếu chuẩn bị quá muộn

Vận chuyển Trung Việt chính ngạch kết hợp chuẩn bị hồ sơ từ sớm.

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy chi phí kiểm tra chất lượng mà quên mất những khoản chi phí phát sinh phía sau.

Khi hàng đã cập cảng nhưng chưa đủ điều kiện thông quan, doanh nghiệp có thể phải trả phí lưu container, lưu bãi, lưu kho, nâng hạ, phí điều chỉnh chứng từ và nhiều khoản phát sinh khác. Nếu hàng được nhập về để phục vụ sản xuất, việc chậm nguyên vật liệu còn có thể làm gián đoạn dây chuyền sản xuất, chậm giao hàng cho khách hoặc lỡ kế hoạch kinh doanh theo mùa vụ.

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng, thời gian đưa sản phẩm ra thị trường thường quyết định khả năng cạnh tranh. Chỉ cần chậm vài ngày trong mùa cao điểm cũng có thể khiến doanh nghiệp mất đi nhiều cơ hội bán hàng.

Chính vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ kiểm tra chất lượng ngay từ giai đoạn đặt hàng luôn là khoản đầu tư có chi phí thấp hơn rất nhiều so với việc xử lý sự cố sau này.

Xem thêm: 80% người nhập hàng Trung Quốc chọn sai line vận chuyển vì chưa hiểu sự khác biệt

Làm thế nào để chủ động kiểm tra chất lượng ngay từ đầu?

BHN Logistics hỗ trợ kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu và ghép container chính ngạch.

Để quá trình nhập hàng Trung Quốc diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra ngay từ trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp.

Bước đầu tiên là xác định chính xác mã HS của sản phẩm và đối chiếu với quy định quản lý chuyên ngành để biết hàng hóa có thuộc diện kiểm tra chất lượng hay công bố hợp quy hay không. Sau đó, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà sản xuất chuẩn bị đầy đủ catalogue, tài liệu kỹ thuật, thông tin thành phần và các chứng từ liên quan nếu sản phẩm thuộc diện quản lý.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn đơn vị vận chuyển Trung Việt có kinh nghiệm để được tư vấn ngay từ giai đoạn chuẩn bị nhập khẩu. Một đơn vị logistics am hiểu quy định sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các rủi ro về hồ sơ, tư vấn phương án vận chuyển chính ngạch phù hợp và hỗ trợ xử lý các thủ tục phát sinh nếu cần.

Đối với các lô hàng chưa đủ nguyên container, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ ghép container chính ngạch để tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển minh bạch, đầy đủ chứng từ và đúng quy trình.

Xem thêm: Chi phí thực tế khi nhập hàng Trung Quốc gồm những khoản nào?

BHN Logistics giúp doanh nghiệp chủ động trước khi hàng về Việt Nam

Tại BHN Logistics, hỗ trợ khách hàng không chỉ dừng ở việc vận chuyển hàng hóa. Ngay từ khi doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng Trung Quốc, đội ngũ BHN sẽ phối hợp kiểm tra thông tin sản phẩm, tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp, rà soát chứng từ và cảnh báo các mặt hàng có khả năng phải thực hiện kiểm tra chất lượng hoặc thủ tục quản lý chuyên ngành.

Nhờ quy trình chuẩn bị từ sớm, nhiều doanh nghiệp đã hạn chế được tình trạng hàng về cảng mới bắt đầu xử lý hồ sơ, giảm đáng kể thời gian thông quan và tối ưu chi phí logistics.

Trong bối cảnh các quy định quản lý hàng nhập khẩu ngày càng chặt chẽ, việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tạo lợi thế trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Một lô hàng được chuẩn bị đúng hồ sơ từ trước khi rời Trung Quốc sẽ luôn an toàn và hiệu quả hơn nhiều so với việc xử lý phát sinh khi hàng đã đến Việt Nam.