Hợp đồng thương mại cần có gì trong vận chuyển chính ngạch hàng Trung Quốc?

Trong hoạt động vận chuyển chính ngạch hàng Trung Quốc về Việt Nam, hợp đồng thương mại không chỉ là thỏa thuận mua bán giữa hai doanh nghiệp mà còn là chứng từ pháp lý cốt lõi để Hải quan xác định tính hợp lệ của giao dịch, trị giá tính thuế và quyền lưu thông hàng hóa trên thị trường Việt Nam.

Nhiều lô hàng bị chậm thông quan, bị yêu cầu giải trình hoặc truy thu thuế xuất phát từ việc hợp đồng thương mại lập không đúng, không đủ hoặc không thống nhất với các chứng từ còn lại.

Hợp đồng thương mại giữ vai trò gì trong bộ chứng từ vận chuyển chính ngạch?

Trong nhập khẩu chính ngạch, Hải quan không chỉ kiểm tra hàng hóa mà còn kiểm tra bản chất giao dịch thương mại thông qua hợp đồng.

• Là căn cứ chứng minh giao dịch mua bán có thật

• Dùng để xác định giá trị giao dịch làm cơ sở tính thuế

• Đối chiếu chéo với hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn

• Là nền tảng để doanh nghiệp hạch toán chi phí nhập hàng hợp pháp

Đặc biệt với các lô hàng ghép container, hợp đồng thương mại giúp làm rõ từng chủ hàng, từng dòng hàng trong cùng một container, hạn chế rủi ro bị đánh giá rủi ro cao.

Xem thêm: Toàn bộ quy trình nhập hàng Trung Quốc đồ gia dụng từ nguồn hàng đến vận chuyển

Những nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng thương mại khi nhập hàng Trung Quốc

Một hợp đồng thương mại đạt yêu cầu không nằm ở số trang, mà nằm ở mức độ chính xác và khả năng giải trình với Hải quan.

Thông tin pháp lý các bên là cơ sở xác định chủ thể chịu trách nhiệm

Việc ghi đầy đủ và chính xác thông tin pháp lý giúp Hải quan xác định đúng chủ thể nhập khẩu.

• Tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh

• Mã số thuế của bên mua tại Việt Nam

• Thông tin pháp lý của bên bán tại Trung Quốc

• Người đại diện ký kết hợp đồng

Nếu thông tin này không rõ ràng hoặc không trùng khớp với hồ sơ khai báo, lô hàng rất dễ bị đưa vào diện kiểm tra hồ sơ chi tiết.

Mô tả hàng hóa trong hợp đồng quyết định độ chính xác của mã HS

Sai mã HS thường không bắt nguồn từ khai báo, mà từ mô tả hàng hóa thiếu chi tiết trong hợp đồng.

• Tên hàng phải gắn với công dụng thực tế

• Nêu rõ chất liệu cấu thành chính

• Quy cách đóng gói, số lượng, đơn vị tính

• Giá trị từng mặt hàng và tổng giá trị hợp đồng

Mô tả càng rõ, việc phân loại hàng hóa và xác định thuế suất càng thuận lợi khi vận chuyển chính ngạch.

Giá trị hợp đồng là căn cứ đầu tiên để tính thuế nhập khẩu

Hải quan sử dụng giá trị hợp đồng để đối chiếu và đánh giá mức độ hợp lý của trị giá khai báo.

• Đơn giá phải phù hợp mặt bằng thị trường

• Tổng giá trị thống nhất với hóa đơn thương mại

• Không chia nhỏ hoặc gộp bất hợp lý các dòng hàng

Với hàng nhập Trung Quốc chính ngạch, giá trị hợp đồng càng minh bạch thì rủi ro bị tham vấn giá càng thấp.

Điều khoản giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển chính ngạch

Điều kiện giao hàng trong hợp đồng quyết định bên nào chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm và rủi ro.

• Điều kiện Incoterms được áp dụng (FOB, CIF, EXW…)

• Điểm giao hàng cụ thể

• Hình thức vận chuyển: ghép container hay nguyên container

Việc ghi rõ các nội dung này giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình chi phí logistics khi làm thủ tục hải quan.

Xem thêm: Kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc chính ngạch bàn gấp gọn dã ngoại

Những sai sót phổ biến trong hợp đồng thương mại khiến lô hàng bị ách tờ khai

Trên thực tế, rất nhiều lô hàng bị chậm không do năng lực vận chuyển mà do lỗi hợp đồng thương mại.

Thông tin hợp đồng không thống nhất với hóa đơn thương mại

Đây là lỗi phổ biến nhất khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch.

• Tên hàng khác cách ghi trên invoice

• Số lượng hoặc đơn giá không khớp

• Điều kiện giao hàng ghi không giống nhau

Chỉ cần một chi tiết sai, Hải quan có thể yêu cầu giải trình toàn bộ bộ chứng từ.

Thời điểm ký hợp đồng không phù hợp làm giảm giá trị pháp lý

Hợp đồng ký sau khi đã xuất hóa đơn hoặc giao hàng thường bị đánh giá là hợp thức hóa chứng từ.

• Ngày ký nên trước hoặc trùng ngày giao dịch

• Không chỉnh sửa tay sau khi ký

• Có chữ ký đầy đủ của các bên

Xem thêm: Kinh nghiệm nhập hàng Trung Quốc chính ngạch mặt hàng ghế văn phòng

Chuẩn hóa hợp đồng thương mại để nhập hàng Trung Quốc chính ngạch lâu dài

Đối với doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên, việc chuẩn hóa hợp đồng giúp giảm đáng kể rủi ro pháp lý.

Sử dụng mẫu hợp đồng cố định cho nhiều lô hàng giúp ổn định hồ sơ

Mỗi lần thay đổi mẫu hợp đồng là một lần tăng rủi ro bị kiểm tra.

• Giữ nguyên cấu trúc hợp đồng

• Chỉ thay đổi thông tin lô hàng

• Phù hợp cả ghép container và nguyên container

Đồng bộ hợp đồng với toàn bộ chứng từ nhập khẩu

Hợp đồng chỉ phát huy giá trị khi thống nhất với các chứng từ khác.

• Hóa đơn thương mại

• Packing list

• Tờ khai hải quan

• Chứng từ vận chuyển

Xem thêm: Kinh nghiệm vận chuyển chính ngạch lều cắm trại từ Trung Quốc